Ordine e produttività sono inestricabilmente collegati. È impossibile essere produttivi senza almeno un poco di disciplina, che può essere considerata come il prodotto di una mente ordinata in grado di gestire le priorità senza soccombere a stress e straordinari non necessari. Purtroppo non possiamo entrare nella nostra mente, ma possiamo influenzarla in modo indiretto. L’ambiente in cui ci troviamo, infatti, ha un ruolo molto spesso sottovalutato sulla nostra psicologia psicologia. Il primo passo per essere produttivi, dunque, è quello di organizzare in maniera funzionale il nostro spazio di lavoro.
Scrivania
La scrivania è la lavagna della mente. Solo una volta che è ben libera e pulita è possibile iniziare a mettersi al lavoro. Non è solo una questione pratica, bisogna provare per credere: una scrivania sgombra ci mette nel giusto atteggiamento mentale, facilita la concentrazione e rende tutto più semplice. Eliminare ciò che non serve dalla scrivania è come una formula magica per rimuovere gli ostacoli psicologici, così da portare a termine nel modo migliore tutte le task della giornata.
Cassetti
Il consiglio più semplice, ma troppo spesso trascurato è il seguente: un cassetto non è il cestino della spazzatura. Quante volte ci capita di mettere via quello che ingombra la scrivania (vedi punto precedente) per metterlo alla rinfuso in qualche cassetto, lontano dalla vista? Fare questo significa nascondere la polvere sotto il tappeto. Idealmente, avendo a disposizione tre cassetti, dovremmo fare come segue. Un cassetto per la scrivania, innanzitutto, va tenuto per i ferri del mestiere: cancelleria e tutto quello che dobbiamo avere a portata di mano: scotch, pinzatrice, chiavette USB, caricatore del cellulare.
In secondo luogo, un cassetto dovrebbe essere destinato per la documentazione che, se anche non viene utilizzata tutti i giorni, è comodo avere a portata di mano. Oggi facciamo quasi tutto via computer o smartphone, ma stampare documenti importanti per averli sottomano ogni volta che sentiamo la necessità di consultarli può essere più efficace. Un terzo cassetto, infine, andrebbe destinato alle emergenze. Una camicia di ricambio, calze o collant, assorbenti, pillole per il mal di testa: better safe than sorry, dicono gli inglesi.
Scaffali
Scaffali e librerie sono potenti alleati. Per chi è un libero professionista oppure lavora da casa, mantenere il confine tra vita privata e professionale non è sempre semplice. Per questo è fondamentale avere una corretta divisione degli spazi. Non è necessario spendere una follia per arredare il proprio ufficio, ma può essere sufficiente organizzare una parete con degli scaffali in metallo, anche in formato modulare, per avere subito uno spazio in cui mettere tutto quello che ci può servire per il nostro lavoro: risme, documentazione, materiale tecnico, raccoglitori e tutto il nostro archivio.
