Sapevi che in Italia esistono precisi obblighi di conservazione dei documenti cartacei? Sicuramente saprai che una cattiva gestione della documentazione cartacea può comportare inefficienze e perdite di competitività importanti, ma magari ignoravi il fatto per cui tali errori possono procurarti anche delle sanzioni.
La normativa è piuttosto complessa
La verità è che non c’è una specifica norma per la conservazione degli archivi cartacei, ma una serie di regole da seguire in base al tipo di documentazione. Vista la complessità della materia, sempre più aziende si affidano a realtà professionali specializzate nel servizio di archiviazione documenti cartacei e gestione archivi.
Il motivo risiede nel fatto per cui la normativa che riguarda quest’area di competenze è piuttosto variegata e diversificata e, per questo, non può essere improvvisata o gestita in modo superficiale. Basti pensare che ci sono documenti che devono essere conservati per un anno mentre altri che devono essere mantenuti per due, tre, cinque e persino venti anni.
Per esempio le ricevute delle rette scolastiche possono essere conservate per un anno mentre gli scontrini dovrebbero essere mantenuti per due anni. La particolarità di questi documenti è che scoloriscono facilmente nel tempo, motivo per cui è sempre preferibile aver cura di conservare anche una copia. Un’altra particolarità è quella che riguarda le cartelle cliniche che, invece, andrebbero conservate per sempre.
Differenze tra amministrazioni e privati
Man mano che ci inoltriamo in questa materia scopriamo che le conoscenze da possedere sono molteplici e che la conservazione dei documenti è molto più di una semplice necessità aziendale a cui conformarsi. I documenti più complessi da gestire sono quelli amministrativi da distinguere in correnti, di deposito e storici.
I primi sono quelli di corrente utilità mentre i secondi sono quelli non più necessari ma pur sempre destinati alla conservazione permanente. Infine quelli storici sono i documenti che non sono più necessari ma che devono essere conservati presso gli archivi storici.
Diverso è il caso dei documenti aziendali, quelli che, secondo l’articolo 2220 del Codice Civile devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono essere conservate anche fatture, telegrammi, copie di fatture, lettere e quant’altro afferisca alla contabilità dell’azienda.
Questi comprendono tutti i documenti attestanti i movimenti economici e finanziari di un’organizzazione e comprendono libro-giornali, inventari, corrispondenze commerciali oltre a libri dei soci, libri delle obbligazioni, revisioni contabili e via discorrendo.
Conservazione e digitalizzazione
La novità in materia di conservazione dei documenti è arrivata il 1° gennaio 2019, quando è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica al quale sono seguiti diversi obblighi tra cui la conservazione in formato digitale.
Questa non prevede la sola destinazione dei documenti in cloud dedicati ma anche la facile reperibilità, l’integrità e l’autenticità degli stessi che deve essere garantita dal software designato a tale compito.
La conservazione digitale oggi è obbligatoria nel settore pubblico ma è fortemente raccomandata anche in quello privato perché comporta una serie di vantaggi tra cui il minor spreco di carta, una miglior gestione degli archivi documentali e una sicurezza perenne di conservazione nei termini stabiliti dalla legge.
